برگزاری مراسم

نه فاکتور مهم هنگام انتخاب محل برگزاری مراسم

زمانیکه قصد برگزاری مراسم یا یک رویداد مهم را دارید، با بسیاری از گزینه ها و انتخاب ها را روبرو هستید. فرقی هم نمی کند که قصد برگزاری چه نوع مراسمی را دارید. کلیه مراسم ها ائم از مجالس ترحیم ، مراسم عروسی ، مراسم عقد و نامزدی ، جشن های تولد ، جشن های کاری و سمینار را می توانید در نظر بگیرید.

انتخاب بهترین مکان برای اجرا و برگزاری مراسم، نقش بسزایی در کیفیت نحوه برگزاری مراسم های شما را دارد. پس در این مورد می بایست حساسیت بیشتری نشان داده و از تجربه و مشورت دیگران استفاده نمایید. تاریخ و زمان برگزاری مراسم، خدمات پذیرایی، تجربه فراموش نشدنی شرکت کنندگان در مراسم و بسیاری موارد دیگر تا حدی بستگی به انتخاب محل برگزاری مراسم شما دارد.

آیا در مورد انتخاب مکان و محل مناسب برای برگزاری مراسم یا مجالس خود شک و تردید دارید یا انتخاب این بهترین مکان شما فکر شما را مشغول می کند؟ پس بهتر است ادامه متن این مقاله را مطالعه فرمایید تا با نکات یا فاکتورهای مهمی که شما را در انتخاب بهترین مکان برای برگزاری مراسم هایتان کمک می کند آشنا شوید.

آغاز جستجوی مناسب برای انتخاب مکان مناسب برای برگزاری مراسم

زمانیکه تحقیقات خود را برای انتخاب مکان مناسب در نظر میگیرید در ابتدا می بایست به 3 عامل بودجه، برآورد لیست مهمانان و میزان فضا ظرفیت محل برگزاری توجه ویژه ای داشته باشید.

توجه داشته باشید حداقل 4 الی 6 ماه قبل از برگزاری مراسم، رزرو مکان مورد نظر را انجام دهید. این کار زمان لازم و کافی را برای برنامه ریزی موارد دیگر برای شما فراهم می کند. بر فرض مثال می خواهید یک سمینار یا جشن کاری را برگزار نمایید. کارهای اساسی پس از رزرو تالار پذیرایی عبارتست از: تهیه بروشورها و کارت های دعوت، غذا و بررسی تعداد دعوت کنندگان و بسیاری موارد دیگر. در ادامه شما را با 9 فاکتور مهم که می تواند به شما کمک شایانی کند، اشاره می نماییم.

1)انتخاب مکان مناسب

یکی از مواردی که در انتخاب مکان مناسب می بایست در نظر بگیرید، دسترسی مناسب محل برگزاری مراسم است. اگر قصد برگزاری یک مراسم یا رویداد محلی دارید، مکانی مناسب است که در فاصله معقولی از محل کار یا منزل مهمانان یا شرکت کنندگان در مراسم باشد. ممکن است مهمانانتان از خارج از شهر برای برگزاری مراسم بیایند، پس مکان مناسب می تواند در نزدیکی فرودگاه یا نزدیک هتل محل اقامت مهمانان یا شرکت کنندگان باشد. در هر صورت ترافیک راهی، امکانات حمل و نقل عمومی اطراف تالار و پارکینگ را در نظر داشته باشید. البته بسیاری از تالارها دارای پارکینگ های اختصاصی یا VIP بوده که از این لحاظ خیال شما را راحت می کند.

نکته مهمی دیگر این است که برای اینکه مهمانان یا شرکت کنندگان در مراسم زودتر به به محل برسند در کارت های دعوت خود حتما کروکی محل برگزاری مراسم را چاپ نمایید.

2)فضای پارکینگ

آیا مکانی که انتخاب کرده اید دارای فضای پارکینگ می باشد؟ اگر چنین است که برای شما و مهمانانتان بسیار عالی خواهد بود و مشکلی از این لحاظ نخواهید داشت. همانطور که در بالا اشاره شد بیشتر مکان ها دارای فضای پارکینگ اختصاصی و بسیار بزرگ بوده و دغدغه فضای پارکینگ را حل کرده اند. در غیر اینصورت چه راه حلی را می بایست در نظر بگیرید. کافیست پارکینگ های اطراف تالار پذیرایی یا محل برگزاری مراسم را برای مهمانانتان رزرو کنید تا مشکل جای پارک نیز حل شود. حتما مذاکرات لازم را برای رزرو پارکینگ ها انجام دهید.

3)ظرفیت محل برگزاری مراسم

ظرفیت مجالس خود را متناسب با ظرفیت مهمانتان در نظر بگیرید. نه بیشتر و نه کمتر. انتخاب مکان با ظرفیت مناسب با نوع مراسم خود علاوه بر آسودگی خاطر خود و شرکت کنندگان، خدمات دهی را بسیار آسان خواهد کرد. این مورد بسیار حائز اهمیت است و نباید به راحتی از آن گذشت.

4)خدمات و امکانات محل برگزاری

آیا محل برگزاری مراسم شما دارای امکانات و خدمات حرفه ای و مناسب بابت اجرای حرفه ای مراسم هایتان است. یا اینکه مجهز به آشپزخانه بابت تأمین غذای مراسم است یا خیر. اگر چنین است حتماً منوی غذایی را از قبل بررسی نمایید و درباره کیفیت غذا تحقیقات لازم را انجام دهید. البته برخی از مکان ها هم با همکاری با دیگر کترینگ ها، غذای مراسم را تهیه می نمایند.

همچنین می بایست دکوراسیون و چیدمان مجموعه را بررسی نموده و درباره امکان تغییرات متناسب با نوع مراسم از صاحب مجموعه پرس و جو نمایید.

تعداد پرسنل و نیروهای خدماتی مکان چقدر است؟ به یاد داشته باشید که پرسنل مودب و خوش اخلاق و با تجربه نقشی اساسی در هرچه باکیفیت جلوه دادن مراسم بازی می کند. همچنین پرسنل حرفه ای، نگرانی های شما را از جهات گوناگون برطرف می نماید.

همچنین برای هرچه به یاد ماندتی تر شدن مراسم، بسیاری از تالارها از امکانات فیلمبرداری و عکسبرداری حرفه ای استفاده می نمایند.

5)طرحی بندی و دکوراسیون مجموعه

حتی زمانیکه که مکان مناسب را پیدا کردید، دغدغه بعدی شما نوع دکوراسیون و چیدمان محل برگزاری متناسب با نیازهای خود است. حتماً در مورد ایده هایتان از لحاظ طرح بندی با صاحب مجموعه صحبت نمایید و خواسته های خود را بیان نمایید. به عنوان مثال محل رفت و آمد شرکت کنندگان از درب ورودی مجموعه و در حین برگزاری مراسم مشکلی نداشته باشد و فضای کافی وجود داشته باشد. یا اینکه مکانی که قرار است که سخنرانان مجلس حضور داشته باشند به چه صورت و آیا مجموعه دارای سیستم صوتی قوی می باشد تا شرکت کنندگانی که در انتها قرار دارند صدای شخص را بشوند. اگر چنین است که مشکلی نیست در غیر اینصورت حتماً در مورد انتخاب مکان مناسب تر، مشورت های لازم را انجام دهید.

6)محیط

توجه به دکوراسون و نوع معماری به کار رفته در محیط حائز اهمیت است. حتماً محیط خود را متناسب با نوع مجلس خود انتخاب نمایید. به عنوان مثال برگزاری جشن تولد با برگزاری یک سمینار یا مجلس ختم کاملاً متفاوت است.

7)امکانات اطراف مجموعه

آیا در اطراف مجموعه امکانات حمل و نقل عمومی، امکانات رفاهی، مراکز پزشکی وجود دارد تا در صورت بروز مشکلات ناگهانی بتوان به راحتی عملیات مربوطه را انجام داد.

8)دسترسی راحت به امکانات مجموعه

در داخل مجموعه افراد و مهمانان دسترسی سریع به امکانات مجموعه مانند سرویس های بهداشتی و اتاق ها داشته باشند.

9) قیمت و بودجه موردنظر برای برگزاری مراسم

قیمت برگزاری مراسم و بودجه ای که شما برای اجرای مجالس خود در نظر گرفته اید، یکی از مهم ترین عوامل است. تالارهای براساس امکانات و خدمات و تاریخ های مشخص قیمت های متفاوتی دارند. پس مکانی که انتخاب می کنید متناسب با بودجه شما باشد.

اگر از این مطلب خوشتان آمد آن را با دوستان خود به اشتراک بگذارید

TwitterFacebookGoogle+BufferLinkedInPin ItTelegram
بلاگ

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

برای امنیت، استفاده از سرویس reCAPTCHA گوگل مورد نیاز است که موضوع گوگل است Privacy Policy and Terms of Use.

من با این شرایط موافق هستم .